La rédaction d'un contrat de nettoyage et d'un cahier des charges

La rédaction d'un contrat de nettoyage et d'un cahier des charges

Formaliser une relation de travail est quelque chose d'important. Ce n'est pas nouveau. C'est ainsi qu'on s'assure du bon déroulement des opérations y liées, et qu'on se protège mutuellement.

Le contrat de prestation de services avec une société de nettoyage et le cahier de charges sont les deux principaux documents à rédiger avant le début de toute opération avec le prestataire.


Le contrat de prestation de service avec une société de nettoyage

Ce document fait ressortir les éléments indispensables qui permettront d’éviter certains malentendus. On peut y retrouver :

  • l’obligation de résultat : atteste la qualité de la prestation et sa conformité avec les éléments définis au préalable dans le cahier de charges,
  • l’engagement de la société de nettoyage : cette dernière devant exécuter une série de contrôles qualité après chaque intervention en vue de confirmer la bonne conduite des opérations. Ce contrôle est retranscrit dans un rapport détaillé.

Il est difficile de trouver sur internet, des modèles de contrat de prestation de service avec une société de nettoyage tout fait. Généralement c'est le prestataire qui propose le contrat avec des particularités propres à ses procédés. Puis, le client peut l'amender surtout pour ce qui est du cahier des charges de la prestation de nettoyage. 


Le cahier des charges d'une prestation de nettoyage

Le cahier des charges a plusieurs objectifs à savoir :

  • l’identification précise des besoins de l’entreprise
  • la définition du champ d’action du prestataire
  • la quantification du volume horaire de travail
  • la maîtrise de l’impact budgétaire de l’opération

Le cahier des charges représente le contrat technique du travail à réaliser par le prestataire. Mal rédigé, vous risquerez de faire face à certains désaccords au niveau de l’évaluation du résultat de travail ou encore des coûts ne correspondant pas à votre attente. 

Il s'agit là du pilier de la relation entre l’entreprise et le prestataire. De plus, le cahier de charges permet au prestataire de mieux évaluer le coût de sa prestation.


La méthode de rédaction d’un cahier de charges

Voici un canevas qui vous permettra de rédiger votre cahier de charges :

  • Découpez l’établissement en zones : la division se fera en tenant compte de certaines contraintes liées soit au personnel, soit à la fréquentation, soit aux équipements. Ceci s’explique par le fait que chaque zone ne subira pas le même traitement. En effet, la manière de faire le ménage dans un local informatique sera différente de celle d’une salle de réunion ou alors de la cafétéria.
  • Regroupez les zones bénéficiant d’un traitement identique : n’oubliez pas de préciser au prestataire s’il y a des zones devant bénéficier d'un traitement particulier.
  • Listez toutes les prestations souhaitées : ceci permettra d’éviter une quelconque ambiguïté. Si vous souhaitez des interventions complémentaires, n’hésitez pas à les mentionner. Il pourrait s'agir :

       °du lavage de la petite vaisselle

       °de l'aération des locaux

       °de l'aspiration des sols

       °ou de l'essuyage humide des postes téléphoniques etc

 Il s'agit, en gros, des éléments qui de prime abord ne rentreraient pas dans les opérations "normales" pour le nettoyage de bureaux.

En ce qui concerne la vitrerie, il est plus adéquat de mentionner la superficie totale des surfaces vitrées à nettoyer.

  • Indiquez la fréquence des prestations de nettoyage : les prestations seront-elles quotidiennes, hebdomadaires, bi-mensuelles, etc ? Soyez vraiment précis !
  • Aurez-vous besoin d’être approvisionné ou non en fournitures sanitaires par la société de nettoyage ? Bien qu'il soit préférable de laisser cette charge aux bons soins du prestataire, vous pouvez toujours décider de prendre les équipements à votre charge, selon votre bon vouloir.
  • N’hésitez pas à inclure les interdictions pour des raisons de confidentialité (ne pas ouvrir les placards par exemple) ou encore de sécurité (ne pas partager le code de l’alarme).
  • Pensez aussi à intégrer des pénalités en cas de non respect des clauses du contrat.


Bon à savoir avant de choisir une société de nettoyage

Les entreprises de nettoyage disposent d’un système de labellisation. On peut citer entre autres : Qualipropre, Ecolabels et NF Environnement. Choisir une société de nettoyage labellisée, selon vos possibilités, serait une bonne idée.


Qualipropre

On attribue ce label aux entreprises respectant un cahier de charges axé sur le quantitatif. Ses critères sont les suivants :

  • processus de qualité,
  • formation du personnel et années d’expérience,
  • politique juste et raisonnée.


Ecolabels

Ecolabel est attribué aux entreprises de nettoyage s’inscrivant dans une démarche de respect de l’environnement, autant sur les processus de travail que sur les produits utilisés. Ecolabels est le seul label écologique européen. Il est délivré par l’AFNOR.


NF Environnement

Cette norme privilégie l’usage de produits de nettoyage écologiques ou ayant de faibles effets sur l’environnement par rapport à ceux utilisés traditionnellement. La norme NF Environnement est tout simplement l’équivalent français de l’Ecolabel européen.


Faire nettoyer ses locaux demande de se frotter à un peu de paperasse lorsqu'on essaie de contracter avec un une société de nettoyage en direct.

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Publié par Kliner

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